της Μαίρης Αυγενή (*)
Τα τελευταία χρόνια το e-mail έγινε μια καθημερινή αναγκαιότητα στην εργασία μας... και όχι μόνο. Συνηθίσαμε πλέον με αυτόν τον ”ανεπίσημο” τρόπο να επικοινωνούμε καθημερινά, στέλνοντας και λαμβάνοντας μεγάλο αριθμό μηνυμάτων από το γραφείο, το σπίτι... ακόμα και από το κινητό. Η κακή όμως διαχείριση της ηλεκτρονικής μας αλληλογραφίας, εύκολα μπορεί να ξεπεράσει τα οφέλη που προσφέρει, κοστίζοντας με την απώλεια πολλών ωρών του παραγωγικού μας χρόνου.
Μια πρόσφατη αναφορά στην Wall Street Journal, επισημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πρόκειται να δαπανούν 3-4 ώρες καθημερινά στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο. Μήπως λοιπόν καθίσταται απαραίτητο να υιοθετήσουμε κάποιους κανόνες για την αποτελεσματικότερη χρήση του e-mail; Έτσι θα απολαμβάνουμε τα οφέλη που το καθιστούν χρήσιμο εργαλείο της εργασιακής μας καθημερινότητας, χωρίς να λειτουργεί σε βάρος του χρόνου μας.
Αρχές για αποτελεσματικότερη επικοινωνία:
* Σκεφτείτε καθαρά το σκοπό της επικοινωνίας σας. Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και επί του θέματος. Τι θέλετε να πείτε;
* Μην γράφετε μόνο με ΚΕΦΑΛΑΙΑ, γιατί φαίνεται ότι φωνάζετε ή δίνετε εντολές. Εάν θέλετε να δώσετε έμφαση σε μια λέξη ή πρόταση, υπογραμμίστε.
* Εάν νιώθετε θυμωμένοι, γράψτε το μήνυμα και αφήστε το στις εκκρεμότητες. Ξανακοιτάξτε το αργότερα, όταν θα είστε πιο ήρεμοι, και αποφασίστε να το στείλετε ή να το... σβήσετε.
* Αποφεύγετε τυχόν αστεία και σαρκαστικά σχόλια. Γραπτά χάνουν την ουσία τους και οδηγούν σε παρανοήσεις.
* Μην χρησιμοποιείτε συντομογραφίες, εκτός κι εάν γνωρίζετε ότι θα γίνουν αντιληπτές από τον αποδέκτη.
* Προσέξτε τον τίτλο του θέματος. Σύντομος και περιεκτικός. Ανάλογα με το σκοπό της επικοινωνίας, μπορεί να περιέχει λέξεις- φράσεις όπως ΕΠΕΙΓΟΝ/Για άμεσο χειρισμό.
* Εάν αναφέρεστε σε περισσότερα από ένα διαφορετικά θέματα, φτιάξτε ανάλογο τίτλο π.χ. απολογιστική έκθεση. Ο αποδέκτης θα σας ευγνωμονεί που σέβεστε το χρόνο του.
* Φροντίστε να κλείνετε το μήνυμά σας με πλήρη αναφορά του ονόματος, της ηλεκτρονικής διεύθυνσης, και της ιδιότητάς σας, στην περίπτωση που: α/ επικοινωνείτε για πρώτη φορά με κάποιο άτομο, β/θέλετε να δώσετε πιο επίσημο τόνο στην επαγγελματική σας επικοινωνία.
* Στην περίπτωση που προωθείτε αυτούσιο ένα μήνυμα, γράψτε λίγες λέξεις για να εισάγετε το θέμα.
* Όταν απαντάτε σε συνέχεια μηνύματος που λάβατε, διατηρήστε τον ίδιο τίτλο θέματος, και αυτούσιο το προηγούμενο μήνυμα. Για όσο συνεχίζεται η αλληλογραφία, αποστολέας και παραλήπτης σε ένα μήνυμα, έχουν συνολική εικόνα για το θέμα.
* Προσέξτε τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Σε κάθε περίπτωση δείχνουν προχειρότητα και έλλειψη επαγγελματισμού.
* Εάν στέλνετε συνημμένα αρχείο: α/βεβαιωθείτε ότι δεν φέρει ιούς, και ότι β/ο παραλήπτης διαθέτει κατάλληλο πρόγραμμα για να το ανοίξει.
Αρχές για αποτελεσματικότερη διαχείριση:
* Ορίστε συγκεκριμένες ώρες στη διάρκεια της ημέρας για να διαχειρίζεστε την αλληλογραφίας σας (πρωί, ενδιάμεσα στην ημέρα, λίγο πριν φύγετε από το γραφείο). Κάντε εξαίρεση εάν πρόκειται για κάτι έκτακτο/επείγον.
* Αφαιρέστε τυχόν ηχητικά σήματα εισερχομένων. Αποσπούν την προσοχή σας, και ενδεχομένως ενοχλούν άλλους που εργάζονται δίπλα σας.
* Κρατήστε το inbox, όσο πιο άδειο γίνεται. Καθαρίζετε τα αρχεία σας τουλάχιστον 1 φορά στο τέλος κάθε εβδομάδας.
* Φτιάξτε σύστημα αρχειοθέτησης για τα μηνύματά σας με φακέλους/ υποφακέλους, ανάλογα τα θέματα που διαχειρίζεστε:
α/Δημιουργήστε φάκελο ”Διάφορα”, για θέματα που δεν καταχωρούνται αλλού, ή για μη επαναλαμβανόμενα θέματα.
β/Δημιουργήστε φάκελο ”Μη αναγνωσμένα” για μηνύματα που από τον τίτλο τους, δεν απαιτούν άμεση διαχείριση. Προγραμματίστε χρόνο για να ασχοληθείτε στο τέλος της εβδομάδας.
* Διαβάστε τον τίτλο του μηνύματος και αποφασίστε για το επόμενο βήμα:
α/Απαιτείται άμεσος χειρισμός και χρειάζονται όχι περισσότερο από 2-3 λεπτά; Κάντε το αμέσως.
β/Απαιτεί περισσότερο χρόνο; Συμπεριλάβετε τις απαραίτητες ενέργειες, μέσα στο πρόγραμμά σας.
γ/Επείγει και είναι σημαντικό; Αναλάβετε άμεση δράση, πιθανόν αναθέτοντας μέρος της δουλειάς και σε τρίτους.
δ/Έχει πληροφορίες που δεν σας χρειάζονται; Διαγράψτε το αμέσως.
Να Θυμάστε ότι το e-mail δεν αντικαθιστά τις άλλες μορφές επικοινωνίας. Εάν θέλετε να ενημερώσετε κάποιον για ένα επείγον ζήτημα, να εκφράσετε συναισθήματα ή να επιλύσετε τυχόν παρανόηση/παρεξήγηση που έγινε...ξεχάστε το ηλεκτρονικό σας μέσον, και σηκώστε το ακουστικό σας!
(*) H Μ. Αυγενή (BSc, MBA) είναι Σύμβουλος επιχειρήσεων, Ομιλήτρια και Εισηγήτρια εκπαιδευτικών σεμιναρίων σε θέματα προσωπικής ανάπτυξης (personal development), και βελτίωσης της παραγωγικότητας στην επιχείρηση.
