Τα λάθη που πρέπει να αποφύγεις στα online meetings
Η εποχή των βιντεοκλήσεων – επαγγελματικών και μη – είναι εδώ και καλό θα ήταν να ακολουθείς συγκεκριμένους κανόνες.
Η μεταφορά των πάσης φύσεως συναντήσεων στο διαδίκτυο έφερε μαζί και μια σειρά κανόνων που καλό είναι να ακολουθήσεις αν θες να κρατήσεις ένα επαγγελματικό προφίλ. Τα παρακάτω λάθη είναι, σύμφωνα με τους ειδικούς, τα πιο συχνά και καλό είναι να τα αποφεύγεις.
Μην κοιτάς τον εαυτό σου
«Ειδικά όταν μιλάτε», τονίζει ο Dave Aizer, τηλεοπτικός οικοδεσπότης. «Όταν μιλάτε, τα μάτια σας πρέπει να είναι στραμμένα στην κάμερα για να βελτιώσουν τον αντίκτυπο της παρουσίασής σας. Αν κοιτάξετε τον εαυτό σας, ειδικά όταν μιλάτε, μειώνει τη δύναμή σας και - εάν δεν σας αρέσει αυτό που βλέπετε - μπορεί ακόμη να σας κάνει ευάλωτους. Αν θέλετε μπορείτε να κάνετε ελαχιστοποίηση του παραθύρου σας».
Μη ζητάς συγγνώμη
Οι συνάδελφοι σου πλέον μπορούν να πάρουν μια γεύση από την προσωπική σου ζωή. «Μην απολογείστε», λέει Steve Pemberton, επικεφαλής του HR στην Workhuman. «Εάν το παιδί σας διακόψει τη βιντεοδιάσκεψή, μην το μαλώσετε, εκμεταλλευτείτε τη στιγμή και καλωσορίστε το στην κάμερα, γνωρίζοντάς το στους συναδέλφους σας. Έτσι όχι μόνο θα κάνετε τα μέλη της οικογένειάς σας να αισθάνονται ξεχωριστά, αλλά θα σας βοηθήσει να φανείτε και πιο ανθρώπινοι στο εργασιακό περιβάλλον».
Μην εκτίθεσαι
Παρόλο που είναι αναπόφευκτο ένα πιτσιρίκι ή ένα κατοικίδιο να κάνει φασαρία, μην γυρίσεις την κάμερα επιτρέποντας στους υπόλοιπους να δουν το (ακατάστατο) δωμάτιό σου ή οτιδήποτε δεν θέλεις να φανεί τελοσπάντων.
Μην το παρακάνεις με το κούνημα
Συνήθως οι εφαρμογές βιντεοκλήσεων έχουν θέμα με την υπερβολική κίνηση, κάτι που μπορεί να προκαλέσει «παγώματα» στην εικόνα. Προσπάθησε όσο μπορείς να περιορίσεις λοιπόν τις κινήσεις σου όσο κάνεις βιντεοκλήσεις.
Ενημέρωσε
Για να αποφύγεις άβολες καταστάσεις, πες σε όλους στο σπίτι ότι έχεις συνομιλία. Αν είσαι σε δωμάτιο με πόρτα κλείστην, ή βάλε ένα σημείωμα στο εξωτερικό της. Βρες αν γίνεται ένα ήσυχο σημείο και πες στα παιδιά ή/και στον/στην σύντροφό σου να σε βοηθήσει με το να κρατήσει απασχολημένα μωρά, σκυλιά, γατιά κτλ.
Μην ξεχνάς τους καλούς τρόπους
Χρησιμοποίησε λειτουργίες όπως το «σήκωμα χεριού» στις εφαρμογές ή κάτι αντίστοιχο και μην διακόπτεις την συζήτηση. Μπορείς να κάνεις ερωτήσεις πριν τη συνάντηση, ή μέσω του τσατ ή σε κάποια ενότητα με ερωτήσεις και απαντήσεις στο τέλος της τηλεδιάσκεψης, για παράδειγμα. Έτσι εξασφαλίζει πως όλοι θα ακουστούν και η συνάντηση θα είναι παραγωγική. «Είναι αγένεια να διακόπτετε κάποιον στις βιντεοκλήσεις, κυρίως επειδή η καθυστέρηση στον ήχο σας κάνει να μιλάτε ταυτόχρονα με όποιον μιλά εκείνη τη στιγμή για περισσότερο χρόνο από ό, τι κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής βιντεο- συνάντησης», επισημαίνει ο Darren Murph, επικεφαλής στο GitLab.
Μην το παρακάνεις με τα φίλτρα
«Μην παίζετε με φίλτρα», τονίζει η εργασιακή σύμβουλος Ashira Prossack. «Μέχρι τώρα όλοι έχουμε δει memes ανθρώπων να μετατρέπονται σε πατάτα ή γατάκι. Αυτό είναι καλό για γέλιο με τους φίλους, δεν είναι όμως επαγγελματικό. Αφήστε τα φίλτρα για Snapchat και το Instagram».
Προφυλάξου
«Ποτέ μην κοινοποιείτε δημόσια τα αναγνωριστικά συσκέψεων ή τις διευθύνσεις URL των συσκέψεων», τονίζει ο Aaron Zander, ΙΤ στο HackerOne. Σύμφωνα με τον ίδιο, η κοινή χρήση «επιτρέπει σε χρήστες να εισέρχονται και να ακούνε ευαίσθητες συνομιλίες, να καταγράφουν τη φωνή ή το βίντεο σας και να διεισδύουν σε έναν εικονικό χώρο εργασίας. Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί. Είναι σημαντικό να κατανοήστε τις επιλογές κοινής χρήσης συνδέσμων και αρχείων. Αυτό περιλαμβάνει συνδέσμους βίντεο και υπηρεσίες όπως το ΖΟΟΜ. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι ένας εισβολέας - εξωτερικός ή εσωτερικός - να συμμετέχει σε ιδιωτικές συναντήσεις».
Πάτα τη «σίγαση» όταν δεν μιλάς
Οι εφαρμογές αναγνωρίζουν τον παραμικρό ήχο και σε εμφανίζουν ενεργό, σαν να λες κάτι τονίζοντας το πλαίσιο γύρω σου, ακόμα και αν δεν λες τίποτα ή αν ψιθυρίζεις κάτι σε κάποιον την ώρα της κλήσης. Καλό θα ήταν λοιπόν να πατάς «σίγαση» όταν δεν μιλάς, αλλά και να χρησιμοποιείς ακουστικά για καλύτερη ποιότητα ήχου.
Μην απομακρύνεσαι από το ρούτερ
Όσο πιο μακριά πρέπει να ταξιδέψει το σήμα από το κεντρικό ρούτερ, τόσο πιθανότερο είναι να συναντήσει εμπόδια ή παρεμβολές και να ρίξει την ταχύτητα της σύνδεσης προκαλώντας «σκαλώματα» στην εικόνα σου. Χρησιμοποίησε ένα Wi-Fi repeater αν ο χώρος που κάνεις τη βιντεοκλήση είναι μακριά ή φρόντισε το ρούτερ να βρίσκεται σε κεντρικό σημείο στο σπίτι.
Μην κοιτάς τον εαυτό σου
«Ειδικά όταν μιλάτε», τονίζει ο Dave Aizer, τηλεοπτικός οικοδεσπότης. «Όταν μιλάτε, τα μάτια σας πρέπει να είναι στραμμένα στην κάμερα για να βελτιώσουν τον αντίκτυπο της παρουσίασής σας. Αν κοιτάξετε τον εαυτό σας, ειδικά όταν μιλάτε, μειώνει τη δύναμή σας και - εάν δεν σας αρέσει αυτό που βλέπετε - μπορεί ακόμη να σας κάνει ευάλωτους. Αν θέλετε μπορείτε να κάνετε ελαχιστοποίηση του παραθύρου σας».
Μη ζητάς συγγνώμη
Οι συνάδελφοι σου πλέον μπορούν να πάρουν μια γεύση από την προσωπική σου ζωή. «Μην απολογείστε», λέει Steve Pemberton, επικεφαλής του HR στην Workhuman. «Εάν το παιδί σας διακόψει τη βιντεοδιάσκεψή, μην το μαλώσετε, εκμεταλλευτείτε τη στιγμή και καλωσορίστε το στην κάμερα, γνωρίζοντάς το στους συναδέλφους σας. Έτσι όχι μόνο θα κάνετε τα μέλη της οικογένειάς σας να αισθάνονται ξεχωριστά, αλλά θα σας βοηθήσει να φανείτε και πιο ανθρώπινοι στο εργασιακό περιβάλλον».
Μην εκτίθεσαι
Παρόλο που είναι αναπόφευκτο ένα πιτσιρίκι ή ένα κατοικίδιο να κάνει φασαρία, μην γυρίσεις την κάμερα επιτρέποντας στους υπόλοιπους να δουν το (ακατάστατο) δωμάτιό σου ή οτιδήποτε δεν θέλεις να φανεί τελοσπάντων.
Μην το παρακάνεις με το κούνημα
Συνήθως οι εφαρμογές βιντεοκλήσεων έχουν θέμα με την υπερβολική κίνηση, κάτι που μπορεί να προκαλέσει «παγώματα» στην εικόνα. Προσπάθησε όσο μπορείς να περιορίσεις λοιπόν τις κινήσεις σου όσο κάνεις βιντεοκλήσεις.
Ενημέρωσε
Για να αποφύγεις άβολες καταστάσεις, πες σε όλους στο σπίτι ότι έχεις συνομιλία. Αν είσαι σε δωμάτιο με πόρτα κλείστην, ή βάλε ένα σημείωμα στο εξωτερικό της. Βρες αν γίνεται ένα ήσυχο σημείο και πες στα παιδιά ή/και στον/στην σύντροφό σου να σε βοηθήσει με το να κρατήσει απασχολημένα μωρά, σκυλιά, γατιά κτλ.
Μην ξεχνάς τους καλούς τρόπους
Χρησιμοποίησε λειτουργίες όπως το «σήκωμα χεριού» στις εφαρμογές ή κάτι αντίστοιχο και μην διακόπτεις την συζήτηση. Μπορείς να κάνεις ερωτήσεις πριν τη συνάντηση, ή μέσω του τσατ ή σε κάποια ενότητα με ερωτήσεις και απαντήσεις στο τέλος της τηλεδιάσκεψης, για παράδειγμα. Έτσι εξασφαλίζει πως όλοι θα ακουστούν και η συνάντηση θα είναι παραγωγική. «Είναι αγένεια να διακόπτετε κάποιον στις βιντεοκλήσεις, κυρίως επειδή η καθυστέρηση στον ήχο σας κάνει να μιλάτε ταυτόχρονα με όποιον μιλά εκείνη τη στιγμή για περισσότερο χρόνο από ό, τι κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής βιντεο- συνάντησης», επισημαίνει ο Darren Murph, επικεφαλής στο GitLab.
Μην το παρακάνεις με τα φίλτρα
«Μην παίζετε με φίλτρα», τονίζει η εργασιακή σύμβουλος Ashira Prossack. «Μέχρι τώρα όλοι έχουμε δει memes ανθρώπων να μετατρέπονται σε πατάτα ή γατάκι. Αυτό είναι καλό για γέλιο με τους φίλους, δεν είναι όμως επαγγελματικό. Αφήστε τα φίλτρα για Snapchat και το Instagram».
Προφυλάξου
«Ποτέ μην κοινοποιείτε δημόσια τα αναγνωριστικά συσκέψεων ή τις διευθύνσεις URL των συσκέψεων», τονίζει ο Aaron Zander, ΙΤ στο HackerOne. Σύμφωνα με τον ίδιο, η κοινή χρήση «επιτρέπει σε χρήστες να εισέρχονται και να ακούνε ευαίσθητες συνομιλίες, να καταγράφουν τη φωνή ή το βίντεο σας και να διεισδύουν σε έναν εικονικό χώρο εργασίας. Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί. Είναι σημαντικό να κατανοήστε τις επιλογές κοινής χρήσης συνδέσμων και αρχείων. Αυτό περιλαμβάνει συνδέσμους βίντεο και υπηρεσίες όπως το ΖΟΟΜ. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι ένας εισβολέας - εξωτερικός ή εσωτερικός - να συμμετέχει σε ιδιωτικές συναντήσεις».
Πάτα τη «σίγαση» όταν δεν μιλάς
Οι εφαρμογές αναγνωρίζουν τον παραμικρό ήχο και σε εμφανίζουν ενεργό, σαν να λες κάτι τονίζοντας το πλαίσιο γύρω σου, ακόμα και αν δεν λες τίποτα ή αν ψιθυρίζεις κάτι σε κάποιον την ώρα της κλήσης. Καλό θα ήταν λοιπόν να πατάς «σίγαση» όταν δεν μιλάς, αλλά και να χρησιμοποιείς ακουστικά για καλύτερη ποιότητα ήχου.
Μην απομακρύνεσαι από το ρούτερ
Όσο πιο μακριά πρέπει να ταξιδέψει το σήμα από το κεντρικό ρούτερ, τόσο πιθανότερο είναι να συναντήσει εμπόδια ή παρεμβολές και να ρίξει την ταχύτητα της σύνδεσης προκαλώντας «σκαλώματα» στην εικόνα σου. Χρησιμοποίησε ένα Wi-Fi repeater αν ο χώρος που κάνεις τη βιντεοκλήση είναι μακριά ή φρόντισε το ρούτερ να βρίσκεται σε κεντρικό σημείο στο σπίτι.
