ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΑΠΩΣ ΝΑ...

Πώς να προετοιμαστώ για την σύσκεψη;

Πώς να οργανωθείτε πριν από μία σύσκεψη και να αποδείξετε σε όλους ότι είστε ένας άψογος επαγγελματίας.

Πώς να προετοιμαστώ για την σύσκεψη;

Πριν εισέλθετε σε μια αίθουσα συσκέψεων, υπάρχουν κάποια πράγματα που πρέπει να έχετε υπ’ όψιν. Έχετε οργανώσει τα πάντα στην εντέλεια; Είστε σίγουροι πως όλοι οι συμμετέχοντες θα νιώθουν άνετα, και πως θα καταφέρετε να τους… θαμπώσετε; Οι παρακάτω συμβουλές σίγουρα θα σας βοηθήσουν να δείξετε τον καλύτερό σας εαυτό.

1. Ποιος είναι ο στόχος;
Για ποιον λόγο έχουμε μαζευτεί εδώ σήμερα; Θέλουμε να συζητήσουμε νέες ιδέες ή να προτείνουμε αλλαγές; Μήπως η συνάντηση είναι καθαρά ενημερωτική ή εκπαιδευτική;

2. Τι ρόλο θα αναλάβω;
Είναι σημαντικό να έχετε ξεκαθαρίσει στο μυαλό σας τι ακριβώς είναι αυτό που θα κάνετε στο meeting. Θα είστε ο «αρχηγός», θα συμμετέχετε, θα έχετε τον ρόλο του συντονιστή; Έτσι μπορείτε να προσχεδιάσετε καλύτερα τα λόγια σας – τα οποία, όπως είναι λογικό, απαγορεύεται ρητά να τα ετοιμάστε στο… παρά πέντε.

3. Πρόγραμμα
Το πιο σημαντικό βήμα. Εδώ μπορείτε να κερδίσετε τις εντυπώσεις πριν καν πατήσετε μες στο δωμάτιο. Στην αρχή, πρέπει να σιγουρευτείτε ότι η ώρα που διαλέξατε ανταποκρίνεται στο πρόγραμμα όσων θα συμμετέχουν, και μετά να φροντίσετε να τους ενημερώσετε τουλάχιστον 24 ώρες πριν. Αν η σύσκεψη αναμένεται να διαρκέσει πολλή ώρα, πρέπει όλοι να είναι ενήμεροι για αυτό, καθώς και να έχουν προβλεφθεί διαλείμματα. Αν υπάρχουν περισσότεροι από ένας ομιλητές, ο χρόνος που τους διατίθεται πρέπει να είναι ίσος, όπως και να δίνεται η δυνατότητα να συζητηθούν εξίσου όλες οι απόψεις που θα ακουστούν.

4. Πρόβα
Δεν θέλετε να αρχίσετε να κομπιάζετε μπροστά στο κοινό σας, να ξεχάσετε τα λόγια σας ή – προς θεού – να διαβάζετε κάτι μέσα από ένα χαρτί. Μία… πρόβα τζενεράλε μπροστά από τον καθρέφτη θα σας κάνει να λάμψετε όταν έρθει η στιγμή να μιλήσετε. Bonus tip: δοκιμάστε να προσθέσετε στον λόγο σας κάποιο μικρό αστειάκι, για να σπάσετε τον πάγο στην αρχή, και να διανθίσετε σποραδικά το κείμενο με στιγμές που θα χαλαρώσουν την ατμόσφαιρα και θα δώσουν στο κοινό την ευκαιρία να πάρει μια ανάσα. Κανείς δεν νιώθει άνετα απέναντι σε κάποιον που του μιλάει χωρίς σταματημό· απλά θυμηθείτε το σχολείο.

5. Περιβάλλον
Βρείτε έναν χώρο που να είναι άνετος και να χωράει όσους πρόκειται να συμμετέχουν στην σύσκεψη. Φροντίστε να υπάρχουν αρκετά καθίσματα για όλους. Μια πολύ καλή ιδέα που σίγουρα θα σας κερδίσει πόντους στην εκτίμηση των ακροατών σας είναι να έχετε προνοήσει να υπάρχουν στην αίθουσα χαρτιά και στυλό, σε περίπτωση που κάποιος ξεχάσει να φέρει δικά του, και μια κανάτα και ποτήρια με νερό. Αν το meeting απαιτεί οπτικοακουστική παρουσίαση, πρέπει οπωσδήποτε να είναι όλες οι συσκευές συνδεδεμένες και έτοιμες να παίξουν από πριν. Τίποτα δεν μπορεί να χαλάσει το vibe σας όπως το να ψάχνεστε με καλώδια ενώ οι υπόλοιποι κοιτούν νευρικά το πάτωμα.

6. Για το τέλος
Πολλές φορές, σε μία σύσκεψη, τα σημαντικά πράγματα λέγονται αφού τελειώσει. Αν κάποιοι από τους συμμετέχοντες παρέμεναν κυρίως σιωπηλοί, ολοκληρώστε την ομιλία σας με μια ανοιχτή ερώτηση, όπως «Νιώθετε πως υπάρχει κάτι που δεν καλύψαμε;» και ίσως νιώσουν άνετα να αναλάβουν τον λόγο.

Θοδωρής Διάκος

ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ

σχετικά άρθρα

SPONSORED LINKS

"Ένα βιβλίο διαβασμένο από χίλιους διαφορετικούς ανθρώπους είναι χίλια διαφορετικά βιβλία."

Αντρέι Ταρκόφσκυ, Ρώσος σκηνοθέτης

  • 337 - Πεθαίνει ο Μέγας Κωνσταντίνος, αυτοκράτορας της Ρωμαϊκής Αυτοκρατορίας και ισαπόστολος.
    1813 - Γεννιέται ο Ρίχαρντ Βάγκνερ, Γερμανός μουσουργός.
    1825 Πεθαίνει η Λασκαρίνα Μπουμπουλίνα, αγωνίστρια της Ελληνικής Επανάστασης.
    1885 - Πεθαίνει ο Βικτόρ Ουγκώ, Γάλλος συγγραφέας.
    1917 - Γεννιέται ο Στέλιος Ανεμοδουράς, συγγραφέας του Μικρού Ήρωα.
    1960 - Στη νότιο Χιλή σημειώνεται ο ισχυρότερος σεισμός που έχει καταγραφεί, 9,5 βαθμοί της κλίμακας Ρίχτερ.
    1963 - Πραγματοποιείται δολοφονική επίθεση εναντίον του βουλευτή της Ε.Δ.Α., Γρηγόρη Λαμπράκη, στη Θεσσαλονίκη. Ο Λαμπράκης εξέπνευσε στις 27 Μαΐου.

© 2002-2022 MEDIA2DAY

Managed Cloud by C2

v