Οργάνωση γραφείου: Mission impossible ή μήπως όχι;

Δεν χρειάζεται να το επαναλάβουμε, σίγουρα το γνωρίζετε: Οι πιο αποτελεσματικοί άνθρωποι είναι εκείνοι που οργανώνονται καλύτερα. Γιατί αυτό; Γιατί πολύ απλά, μπορούν να χειριστούν πολλές εργασίες ταυτόχρονα, χωρίς να χάνουν ποτέ τον έλεγχο. Ολοκληρώνουν πάντα την δουλειά τους on time, κάτι που τους εξασφαλίζει περισσότερο ελεύθερο χρόνο. Επίσης, δεν ξεχνάνε ραντεβού ή χάνουν πράγματα τόσο συχνά όσο οι υπόλοιπο. Η σωστή οργάνωση, λοιπόν, είναι αδιαμβισβήτητα το κλειδί της παραγωγικότητας.

Οργανώνοντας το περιβάλλον μας αποφεύγουμε την «υπερφόρτωση» του μυαλού και επικεντρωνόμαστε με μεγαλύτερη ευκολία στην δουλειά μας. Κανείς δεν μπορεί να συγκεντρωθεί όταν στο γραφείο του επικρατεί χάος από χαρτιά και ατάκτως αφημένα αντικείμενα. Αποσπάται σε σημείο απόγνωσης. Το πιο τραγικό είναι ότι τις περισσότερες φορές αφήνουμε την κατάσταση ως έχει και δεν κάνουμε καμία κίνηση για να την βελτιώσουμε. Αν και γνωρίζουμε ότι η ακαταστασία μας αποσπά την προσοχή, δεν κάνουμε τίποτα γι’αυτό. Σκεφτείτε πόσες φορές κοιτάτε τα δεκάδες πεταμένα χαρτιά και φακέλους πάνω στο γραφείο σας. Σχεδόν τα ακούτε να φωνάζουν : «Τακτοποίησέ μας!». Μήπως ήρθε η ώρα να πάρετε δραστικά μέτρα πλέον; Σίγουρα ναι.

«Από πού να αρχίσω;» Θα αναρωτιέστε. Αρχικά,οπλιστείτε με καλή διάθεση και αφοσίωση. Βρείτε μια μέρα που θα έχετε αρκετό ελεύθερο χρόνο στην διάθεσή σας και … μπείτε στο ρίνγκ! Ο αγώνας προμηνύεται δύσκολος, αλλά είμαστε σίγουροι πως θα τα καταφέρετε.

Το... μεγάλο ξεκαθάρισμα

Πεδίο δράσης : Γραφείο. Οι αντίπαλοι πολλοί. Μερικοί από τους πιο «δυνατούς»: Περιοδικά που «πρέπει να διαβάσετε» τα οποία έχουν αρχίσει να σχηματίζουν στήλες και πολλαπλασιάζονται με αστραπιαίους ρυθμούς, δεκάδες τυπωμένα χαρτιά από ιστοσελίδες που απλά σας άρεσαν και τα κρατήσατε, αλληλογραφία πέντε χρόνων που την κρατάτε επειδή «μπορεί να χρειαστεί κάποτε» και δεκάδες άλλα μικροαντικείμενα (μολύβια, post it, συνδετήρες) πεταμένα παντού. Σίγουρα είστε «ένοχοι» για όλον αυτόν τον όγκο πληροφοριών που καταλαμβάνει το γραφείο σας. Επίσης, είστε το μόνο άτομο που μπορεί να βάλει μια τάξη σε αυτόν τον χαμό. Για να μπορέσετε να εργαστείτε σωστά πρέπει να έχετε μία άνετη, καθαρή επιφάνεια χωρίς αμέτρητα άχρηστα χαρτιά και φακέλους. Αυτό δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολο να το πετύχετε, αρκεί να ακολουθήσετε τέσσερα συγκεκριμένα βήματα:

1. Αντιμετωπίστε τα: Αν για παράδειγμα πάνω στο γραφείο σας υπάρχει μία φόρμα που έπρεπε να έχετε συμπληρώσει για κάποιο evaluation, κάντε το και δώστε ή στείλτε την φόρμα εκεί που πρέπει. Αν έχετε σκόρπιες αποδείξεις που θέλατε να χρησιμοποιήσετε κάπου, μαζέψτε τις σε ένα φάκελο και αποθηκεύστε τις. Ξεκαθαρίστε ποιες από τις σκόρπιες σημειώσεις σας χρειάζεστε, μαζέψτε τις σε μία πλευρά και τις υπόλοιπες πετάξτε τις. Θα σας πάρει λίγο χρόνο να το κάνετε αυτό αλλά είναι το σημαντικότερο βήμα.

2. Φακελώστε τα: Αυτό είναι κάτι που δυσκολεύονται πολλοί να κάνουν με την δικαιολογία ότι θέλουν να έχουν κάπου έξω τα χαρτιά τους για να τα βλέπουν. Έχουμε την λύση και για αυτό. Αφού κατηγοριοποιήσετε τα έγγραφά σας σε διαφορετικούς φακέλους, κολλήστε πάνω τους μεγάλες (πολύχρωμες ή μη) ετικέτες, στις οποίες θα γράφετε καθαρά τι περιέχει ο κάθε ένας. Ακόμα καλύτερα, για να μην φυλάξετε εκεί μέσα έγγραφα που έχετε χρόνια, και δεν σας χρειάζονται πια, κρατήστε έξω από τον φάκελο την πρώτη και την τελευταία ημερομηνία των εγγράφων σας, π.χ. έγγραφα από 1-1-2008 έως 20-10-2008. Οι στατιστικές λένε ότι κάθε 3 με 6 χρόνια πρέπει να ανατρέχουμε σε αυτούς τους φακέλους και να πετάμε παλιά χαρτιά που σίγουρα δεν χρειάζονται πια.

3. Μοιράστε τα: Είναι σίγουρο πως πάνω στο γραφείο σας υπάρχουν χαρτιά και φάκελοι που αφορούν άλλους. Σημειώσεις με δουλειές που πρέπει να γίνουν, δανεισμένα μπλοκάκια, βιβλία, περιοδικά. Επιστρέψτε σε αυτούς από τους οποίους τα πήρατε και αν δεν τα θέλουν πετάξτε τα. Αν έχετε σημειώσεις με δουλειές που πρέπει να γίνουν, π.χ. να φωνάξω κάποιον να φτιάξει το φωτοτυπικό μου, φωνάξτε τον. Τώρα!

4. Πετάξτε τα: Οτιδήποτε άλλο που δεν χρησιμεύει κάπου ή δεν ομορφαίνει κάπως το γραφείο ΞΕΦΟΡΤΩΘΕΙΤΕ ΤΟ. Υπάρχουν τρεις τρόποι να το κάνετε αυτό: Μπορείτε να το δώσετε σε κάποιον άλλο, να το πουλήσετε ή απλά να το πετάξετε στα σκουπίδια (ή στην ανακύκλωση –θα σας κάνει να νιώσετε πολύ καλύτερα). Αν πάνω στο γραφείο σας, π.χ. υπάρχει μία στοίβα με παλιές εφημερίδες, πρέπει κατευθείαν να τις πετάξετε στην ανακύκλωση, γιατί όχι μόνο μαζεύουν ακάρεα που μπορούν να βλάψουν την υγεία σας, αλλά και δεν πρόκειται να τις ανοίξετε πάλι ποτέ! Σας το εγγυούμαστε. Αν πάλι έχετε ένα αντικείμενο αξίας, π.χ. ένα τασάκι, το οποίο όμως έχετε βαρεθεί να το βλέπετε, επισκεφθείτε ένα ελληνικό site δημοπρασιών (δείτε στα Σχετικά Άρθρα) και πουλήστε το. Θα δείτε, είναι πάρα πολύ απλό.

Αφού ξεφορτωθείτε την περιττό χαρτομάνι, ασχοληθείτε με τα κάθε λογής αντικείμενα που πιάνουν χώρο πάνω στο γραφείο σας και ποτέ δεν βρήκατε το κουράγιο να τα τακτοποιήσετε. Όχι, δεν θα λυθεί το πρόβλημα απλά μεταφέροντάς τα στην άκρη. Είμαστε σίγουροι ότι το κάνατε πολλές φορές στο παρελθόν χωρίς ουσιαστικό αποτέλεσμα. Ξεχωρίστε τα ένα-ένα προσεχτικά και δείτε ποια σας χρησιμεύουν πραγματικά και ποια έχουν αποκτήσει με τον καιρό… διακοσμητική αξία. Προϋπόθεση για το ξεκαθάρισμα είναι να έχετε έναν αποθηκευτικό χώρο διαθέσιμο, όπου θα μπορέσετε να τακτοποιήσετε την γραφική ύλη, τα μπλοκάκια και τα υπόλοιπα αντικείμενα.

Στο τέλος όλης της διαδικασίας θα έχετε μείνει με ένα πεντακάθαρο γραφείο, (καθαρίστε το και με ένα ειδικό πανάκια για την σκόνη), το οποίο θα περιέχει μόνο τα πράγματα που πραγματικά χρειάζεστε για την δουλειά σας. Και μην ανησυχείτε, πάλι με χρόνους με καιρούς, πάλι ακατάστατο θα το βρείτε!

Επιμέλεια: Νικόλας Γεωργιακώδης, Έλενα Μπούλια