Δημιουργήστε το ιδανικό βιογραφικό σημείωμα

της Έλενας Μπούλια

Κατά καιρούς συμβαίνει να πρέπει να πάρουμε κάποιες σημαντικές αποφάσεις για τη ζωή και την καριέρα μας. Αποφάσεις που ελπίζουμε πως θα μας οδηγήσουν ένα βήμα παραπέρα ή παραπάνω και που πρέπει να σκεφτούμε καλά πριν πράξουμε. Ένα από αυτά είναι και η αναζήτηση της «δουλειάς των ονείρων μας», για την οποία, όμως θα πρέπει να προετοιμαστούμε κατάλληλα.

Το να πληρούμε τις απαραίτητες προϋποθέσεις για να την αποκτήσουμε, σπουδές, προϋπηρεσία, καλές συστάσεις, είναι το ένα σκέλος της προετοιμασίας. Το άλλο είναι ο τρόπος που θα τις παρουσιάσουμε. Τουτέστιν το βιογραφικό μας σημείωμα. Μπορεί να ακούγεται υπερβολικό, αλλά το βιογραφικό σημείωμα (CV εν συντομία) είναι ουσιαστικά η εικόνα μας προς τον μέλλοντα εργοδότη. Είναι αυτό που θα κρίνει μία ενδεχόμενη συνάντηση επί προσωπικού και με ένα καλό βιογραφικό οι πιθανότητες για αυτή τη συνάντηση αυξάνονται κατακόρυφα.

Πώς θα δημιουργήσουμε λοιπόν το ιδανικό CV;

Το συνοδευτικό γράμμα

Πριν φτάσουμε να απαριθμούμε το σωστό layout και περιεχόμενου του CV θα πρέπει πρώτα να πούμε δυο λόγια για το cover letter, το συνοδευτικό γράμμα δηλαδή που θα πρέπει οπωσδήποτε να προηγείται του βιογραφικού μας. Αυτό πρέπει να «χωράει» σε μία μόνο σελίδα και να παρουσιάζει με άμεσο και προσωπικό τρόπο τη θέση για την οποία ενδιαφερόμαστε και για ποιους λόγους, γιατί πιστεύουμε ότι πρέπει να αποκτήσουμε αυτή τη θέση, μία σύντομη αναφορά στα προσόντα και τον χαρακτήρα μας, αλλά λειτουργεί και σαν ένα ενδεικτικό της άνεσής μας στον γραπτό λόγο.

Πιο συγκεκριμένα, το συνοδευτικό γράμμα, όπως και κάθε επαγγελματικό έγγραφο, πρέπει να χωρίζεται σε τρία μέρη: πρόλογο, κυρίως θέμα και επίλογο και συνεπώς δεν θα πρέπει να δομείται σε πάνω από πέντε παραγράφους. Ακολούθως, όπως σε κάθε επίσημο γράμμα, πρέπει να ξεκινά με κάποια προσφώνηση (Αγαπητέ κύριε/κυρία ή Αξιότιμε κύριε/κυρία και το όνομα του εργοδότη αν το γνωρίζουμε).

Πριν την πρώτη παράγραφο του γράμματος πρέπει, λοιπόν, να υπάρχουν τα στοιχεία του εργοδότη και της εταιρίας, στην οποία απευθυνόμαστε, ενώ ο χαιρετισμός πρέπει να είναι επίσημος. Ξεκινώντας το γράμμα μας, με λίγα και απλά λόγια χρειάζεται να αναφέρουμε τη θέση για την οποία ενδιαφερόμαστε και τους λόγους που μας ώθησαν να τη διεκδικήσουμε και ενδεχομένως το πρόσωπο το οποίο μας ενημέρωσε για αυτήν.

Στη δεύτερη παράγραφο τοποθετούμε την ουσία του γράμματος: Αναφέρουμε δηλαδή τα προσόντα τα οποία μας καθιστούν κατάλληλο για αυτή τη θέση, τις σπουδές, την ειδίκευση ή τυχόν ακαδημαϊκές διακρίσεις. Τονίζουμε τι καταφέραμε να επιτύχουμε σε προηγούμενες δουλειές μας. Αν βρήκαμε κάπου την αγγελία για τη θέση περιλαμβάνουμε με bold την ακριβή ανακοίνωση για να είμαστε πιο συγκεκριμένοι. Είναι σημαντικό επίσης να δείξουμε πως γνωρίζουμε κάποια πράγματα για την εταιρία και έτσι να εξηγήσουμε, στο τέλος της ίδιας παραγράφου ή σε μία επόμενη, γιατί επιθυμούμε αυτή τη θέση. Για να μάθουμε κάτι καινούργιο; Κάτι που μας ενδιαφέρει; Γιατί μπορούμε να προσφέρουμε στο συγκεκριμένο τμήμα;

Στην τελευταία παράγραφο, τον επίλογο, αυτά που πρέπει να αναφέρουμε είναι λίγο-πολύ συγκεκριμένα. Δηλώνουμε το ενδιαφέρον και τη διαθεσιμότητά μας για μια συνέντευξη επί προσωπικού, σημειώνουμε το τηλέφωνο (το mail ή το φαξ) μας και τις ώρες που μπορούν να έρθουν σε επαφή μαζί μας, ενώ τελειώνοντας -μία σειρά πιο κάτω-, ευχαριστούμε το πρόσωπο στο οποίο απευθυνόμαστε, γράφουμε ολόκληρο το όνομά μας και υπογράφουμε. Δείτε στα σχετικά links ένα πρότυπο cover letter.

Το βιογραφικό σημείωμα

Το βιογραφικό σημείωμα πρέπει να επισυνάπτεται πίσω από το συνοδευτικό γράμμα. Η δομή του θα καθοριστεί από τον όγκο των πληροφοριών που έχουμε να παρουσιάσουμε. Ένας νέος επαγγελματίας θα πρέπει να χωρέσει τις πληροφορίες του σε μία με δύο σελίδες, ενώ ένας έμπειρος με χρόνο στον εργασιακό χώρο μπορεί να δημιουργήσει ένα βιογραφικό δέκα σελίδων. Χρήσιμο πάντως είναι να γνωρίζουμε ότι το να καταφέρουμε να χωρέσουμε τις πληροφορίες μας σε μία σελίδα δείχνει ότι μπορούμε να πούμε πολλά με λίγα λόγια. Προσπαθήστε, λοιπόν, να το κρατήσετε σύντομο.

Η δομή, την οποία θα επιλέξουμε για το βιογραφικό μας, θα πρέπει να είναι η ίδια μέχρι το τέλος. Αυτό ισχύει και για τη γραμματοσειρά αλλά και το λογότυπο, γιατί οι πολλές παραλλαγές θα κουράσουν τον αναγνώστη. Η ορθογραφία, η στίξη και η σύνταξη παίζουν επίσης ρόλο στην καλαισθησία του βιογραφικού. Τέλος, βασικό είναι όταν αναφέρεστε σε ημερομηνίες να ξεκινάτε με την πιο πρόσφατη και να καταλήγετε στην παλαιότερη. Μην αμελήσετε να μεταφράσετε το βιογραφικό σας σε μία ή περισσότερες από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς η διακίνηση του εργατικού δυναμικού μεταξύ των χωρών αποτελεί πλέον πραγματικότητα.

Οι ενότητες του βιογραφικού σημειώματος είναι συγκεκριμένες, αν και μπορεί κανείς να αφαιρέσει κάποιες εφόσον δεν ανταποκρίνονται στο ιστορικό του. Θα τις δείτε αναλυτικά στο συνοδευτικό υλικό αυτού του άρθρου.

Ωστόσο, πριν ολοκληρώσετε το βιογραφικό σας διαθέστε λίγο χρόνο να το ξαναδιαβάσετε και να διορθώσετε τυχόν λάθη. Τα συχνότερα λάθη κατά τη συγγραφή ενός βιογραφικού σημειώματος είναι τα εξής:

* Ξεκάθαρος στόχος: Αυτό μπορεί να σημαίνει δύο πράγματα. Πρώτον, ότι οι γνώσεις, ικανότητες ή εμπειρίες μας δεν δείχνουν να ταιριάζουν με τις απαιτήσεις της δουλειάς που μας ενδιαφέρει. Δεύτερον, την παράθεση αταίριαστων προτιμήσεων, δηλαδή να ενδιαφερόμαστε για παραπάνω από μία θέσεις στην ίδια εταιρία αλλά να στέλνουμε το βιογραφικό μας σε ένα από τα τμήματά της. Οφείλουμε, λοιπόν, να είμαστε πιο συγκεκριμένοι.

* Παράθεση καθηκόντων αντί επιτευγμάτων: Είναι σημαντικό να αναφέρουμε τα καθήκοντα που είχαμε στην προηγούμενη δουλειά μας αλλά είναι σημαντικότερο να τα παρουσιάσουμε σαν επιτεύγματα. Λέγοντας «ανάπτυξη αγοράς», για παράδειγμα, μπορούμε να εστιάσουμε στο τι ακριβώς επιτύχαμε και στο πόσο σημαντικό ήταν αυτό με πραγματικά στοιχεία. Αναφέρετε, πάντως, μετρήσιμα επιτεύγματα και χρησιμοποιήστε ενεργητικά ρήματα που υποδηλώνουν δυναμισμό και πρωτοβουλία, π.χ. «ολοκλήρωσα» αντί για «ασχολήθηκα».

* Μην υποβαθμίζετε την εμπειρία σας: Καλοκαιρινές δουλειές και πρακτικές τριμήνου καλό είναι να ξεχωρίζουν, να προσδιορίζονται έτσι και να μην συμπεριλαμβάνονται με τις υπόλοιπες θέσεις γιατί υποβαθμίζουν την πραγματική εμπειρία και δίνουν το δικαίωμα στον αναγνώστη να καταλογίσει στον υποψήφιο δόλο.

* Απόδειξη των δεξιοτήτων μας: Δεν φτάνει μόνο να καταστήσουμε σαφές το πόσο θέλουμε αυτή τη δουλειά αλλά να αποδείξουμε για ποιο λόγο είμαστε η καλύτερη δυνατή επιλογή. Ποια στοιχεία του χαρακτήρα μας μάς κάνουν να ξεχωρίζουμε και πού έχει φανεί αυτό;

* Ορθογραφικά και συντακτικά λάθη: Όπως αναφέραμε και παραπάνω, η ύπαρξη ορθογραφικών λαθών δείχνουν άνθρωπο απρόσεκτο, αφηρημένο ή και αδιάφορο. Ζητήστε από φίλους σας να κοιτάξουν το cv σας πριν το παραδώσετε γιατί μπορεί να διακρίνουν λάθη που σε εσάς έχουν ξεφύγει.

* Μικρές αλλά χρήσιμες πληροφορίες: Πληροφορίες όπως κάποια επιπλέον εκπαίδευση, εθελοντική δουλειά, αναγνώριση ή βράβευση, που μπορεί να μην έχουν άμεση σχέση με τη θέση την οποία επιθυμείτε είναι απαραίτητες γιατί λένε πολλά για το χαρακτήρα σας και κάνουν το CV σας να ξεχωρίζει από άλλα. Παρόλα αυτά, στην εκπαίδευση, προτιμότερο είναι να σημειώνεται το αντικείμενο και ο βαθμός του πτυχίου και του μεταπτυχιακού και όχι τα μαθήματα αναλυτικά, εκτός αν συνδέονται άμεσα με τη θέση που ζητάμε.

* Μυθοπλασία: Είναι λογικό να θέλουμε να παρουσιάσουμε τα προσόντα και τις εμπειρίες μας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. «Φουσκώνοντας» όμως τα γραφόμενά μας, πέρα από το ανήθικο του πράγματος, μπορεί να αποβεί επιζήμιο αν τελικά αποκαλυφθούμε στη μετέπειτα συνέντευξη, με αποτέλεσμα να μην γίνουμε πιστευτοί και για τα υπόλοιπα που γράφουμε, ενώ δεν αποκλείεται να τοποθετηθούμε και στην κατηγορία των overqualified υποψηφίων.

* Παράθεση συστάσεων και portfolio: Το περισσότερα βιογραφικά γράφουν πως οι συστάσεις είναι διαθέσιμες εφόσον ζητηθούν. Θα ήταν, όμως, πολύ πιο ωφέλιμο να επισυνάπτονται οι επιστολές συγκεκριμένων ατόμων με τα πλήρη στοιχεία τους (παρόλο που οι περισσότεροι εργοδότες δεν θα μπουν στον κόπο να τους καλέσουν) μαζί με το βιογραφικό. Αν δε, συνδυάσετε και ένα portfolio με τις προηγούμενες δουλειές σας, φωτοαντίγραφα πτυχίων, πιστοποιητικών και δικαιολογητικών, το αποτέλεσμα θα κάνει θαύματα.

* Εργασιακή εμπειρία και εκπαίδευση: Στα περισσότερα βιογραφικά μετά τα προσωπικά στοιχεία ακολουθεί η εκπαίδευση και αυτό είναι λάθος. Αυτό κάντε μόνο αν έχετε μόλις αποφοιτήσει και δεν έχετε ξαναδουλέψει ποτέ. Είναι πολύ λιγότερο ενδιαφέρον να διαβάζει κανείς τα πτυχία, τα μαθήματα και τους βαθμούς μας από το πού, πώς και με τι αποτέλεσμα χρησιμοποιήσαμε αυτές τις γνώσεις στις προηγούμενες εργασίες μας. Καλό λοιπόν είναι να προηγείται η εργασιακή εμπειρία της εκπαίδευσης.

* Γνώριμη και αδιάφορη εξωτερική εικόνα: Υπάρχουν templates βιογραφικών (όπως αυτά που διαθέτει το Word των Windows Office) που οι εργοδότες έχουν δει αμέτρητες φορές. Δείξτε φαντασία πρωτοτυπώντας με ένα πιο ξεχωριστό cv, χωρίς όμως να το παρακάνετε και να γίνει δυσανάγνωστο. Προσέξτε πάντως τα μετρήσιμα επιτεύγματα, τα ονόματα των εταιριών και των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και οι βαθμοί να είναι τονισμένα με bold.

* Χρησιμοποιήστε την πρέπουσα γλώσσα: Η γλώσσα που θα χρησιμοποιήσουμε τόσο στο CV όσο και στο cover letter μας πρέπει να καθορίζεται από την αντίστοιχη της αγγελίας καθώς και από το κοινό στο οποίο απευθύνεται. Για μία μεγάλη εταιρία με οργανωμένο τμήμα HR αυτό που μετράει είναι το περιεχόμενο του βιογραφικού και όχι το layout του. Αν απευθύνεστε, όμως, σε κάποιον εργοδότη με λιγότερη εμπειρία μπορείτε να πλατύνετε λίγο στις περιγραφές σας, σε αυτό που λέμε «σάλτσες». Σκεφτείτε πάντως πως αν η αποστολή ενός μεγάλου βιογραφικού γίνει ηλεκτρονικά τότε μεγαλώνει αισθητά και… αρνητικά και το μέγεθος του αρχείου.

* «Περιττές» πληροφορίες: Στοιχεία τα οποία είναι άσχετα με την αγγελία, καλό είναι να παραλείπονται. Απαντώντας, παραδείγματος χάριν, σε μία αγγελία για «προγραμματιστή/ αναλυτή» είναι περιττό να αναφέρει κανείς ότι έχει δίπλωμα οδήγησης.

* Ύπαρξη μόνο μιας εκδοχής: Αν έχετε εμπειρία σε ένα μεγάλο εύρος δραστηριοτήτων προτιμήστε να φτιάξετε παραπάνω από ένα βιογραφικά που θα στοχεύει σε συγκεκριμένους κλάδους και θέσεις.

* Η φωτογραφία: Στη χώρα μας δεν έχει διευκρινιστεί ακόμα κατά πόσο χρειάζεται η φωτογραφία στο βιογραφικό. Στη Μεγάλη Βρετανία πάντως η φωτογραφία είναι απαραίτητη, ενώ στην Αμερική απαγορεύεται.