Πώς να πεις όχι όταν σου φορτώνουν έξτρα δουλειά

Κάθε μέρα που περνάς στον χώρο εργασίας σε φέρνει αντιμέτωπο με μια από τις μεγαλύτερες σύγχρονες επαγγελματικές προκλήσεις, που δεν είναι άλλη από τη διαχείριση του όγκου εργασίας και των προσδοκιών των άλλων.

Είναι πολύ πιθανό να έχεις βρεθεί στη θέση όπου, ενώ το πρόγραμμά σου είναι ήδη επιβαρυμένο, ένας συνάδελφος ή ο προϊστάμενός σου σου ζητά να αναλάβεις ένα επιπλέον project, μια επείγουσα αναφορά ή μια αγγαρεία που δεν ανήκει στις αρμοδιότητές σου.

Ασυναίσθητα και υπό τον φόβο μην φανείς ότι δεν είσαι πια συνεργάσιμος μπορεί να πεις ναι και να αναλάβεις την έξτρα δουλειά που προέκυψε. Αντίστοιχα άλλοτε οι εργασιακές ανασφάλειές μας κι άλλοτε η επιθυμία να αποδείξεις τις ικανότητές σου σε αναγκάζουν να φορτωθείς εργασιακές ευθύνες για τις οποίες ούτε πρόκειται να πληρωθείς έξτρα, ούτε φυσικά να ακούσεις ένα ευχαριστώ, για αυτό καλό θα ήταν να φυλάξεις τα νότα σου.

Βλέπεις, η αλόγιστη αποδοχή επιπλέον καθηκόντων θα οδηγήσει μαθηματικά στην επαγγελματική εξουθένωση, στη μείωση της ποιότητας της δουλειάς σου και στη δημιουργία παρατεταμένου άγχους.

Γιατί σου είναι τόσο δύσκολο να αρνηθείς;

Πριν μάθεις τον τρόπο να θέτεις όρια, είναι σημαντικό να κατανοήσεις τους ψυχολογικούς μηχανισμούς που σε εμποδίζουν να πεις όχι. Οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέουν την άρνηση με την απόρριψη ή την αντιπαράθεση. Φοβάσαι λοιπόν ότι αν δεν αποδεχτείς την επιπλέον δουλειά, οι άλλοι θα σε θεωρήσουν τεμπέλη, ανεύθυνο ή θα σε κατηγορήσουν αντίστοιχα ότι δεν παίζεις ομαδικά.

Παράλληλα, υπάρχει συχνά η εσφαλμένη πεποίθηση ότι η επαγγελματική σου αξία μετριέται αποκλειστικά από τον όγκο των καθηκόντων που διεκπεραιώνεις. Στην πραγματικότητα, όταν λες ναι σε τα πάντα, αναγκαστικά λες όχι στην ποιότητα της εργασίας σου, στη συγκέντρωσή σου στα πραγματικά σημαντικά projects και στην προσωπική σου ηρεμία.

Το να θέτεις υγιή επαγγελματικά όρια είναι απόδειξη επαγγελματισμού και αυτοσεβασμού, όσο κι αν προσπαθούν με ανεπαρκή επιχειρήματα να σε πείσουν περί του αντιθέτου.

Η προετοιμασία πριν δώσεις την απάντησή σου

Όταν σου ζητούν να αναλάβεις κάτι επιπλέον των βασικών αρμοδιοτήτων σου, το πρώτο και σημαντικότερο βήμα είναι να αποφύγεις την ακαριαία απάντηση. Μην απαντάς αμέσως ναι από ευγένεια, ούτε όμως να αντιδράς απότομα με ένα κοφτό όχι.

Δώσε στον εαυτό σου τον απαραίτητο χρόνο να αξιολογήσει το αίτημα. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις μια ευγενική φράση όπως ότι θα ελέγξεις το πρόγραμμά σου και τις τρέχουσες προθεσμίες σου και θα επανέλθεις σύντομα με μια απάντηση. Αυτή η μικρή παύση σου επιτρέπει να εξετάσεις το ενδεχόμενο αν διαθέτεις πραγματικά τον χρόνο, τους πόρους και την ενέργεια για να διεκπεραιώσεις το νέο καθήκον χωρίς να θέσεις σε κίνδυνο τις βασικές σου υποχρεώσεις.

Στρατηγικές και τεχνικές για να πεις όχι διπλωματικά

Η άρνηση στον χώρο εργασίας απαιτεί τακτική, σταθερότητα και επαγγελματική προσέγγιση. Δεν χρειάζεται να γίνεις επιθετικός ούτε να απολογείσαι υπερβολικά για τα όριά σου.

Μια εξαιρετικά αποτελεσματική μέθοδος είναι η τεχνική της επαναπροτεραιοποίησης, ειδικά όταν το αίτημα προέρχεται από τον προϊστάμενό σου. Αντί λοιπόν να αρνηθείς οριζόντια, παρουσίασε την υφιστάμενη κατάσταση του φόρτου εργασίας σου με ειλικρίνεια και σαφήνεια.

Εξήγησε ποιες εργασίες βρίσκονται αυτή τη στιγμή σε εξέλιξη και ζήτησε τη βοήθειά του για να αποφασίσετε ποιο project θα πρέπει να καθυστερήσει ή να παραμεριστεί προκειμένου να χωρέσει στο πρόγραμμά σου η έξτρα δουλειά. Με αυτόν τον τρόπο, μετατοπίζεις τη συζήτηση από την άρνηση στη διαχείριση των πόρων.

Μια άλλη προσέγγιση είναι η θετική άρνηση με αντιπρόταση. Μπορείς να δηλώσεις ότι δεν έχεις τη δυνατότητα να αναλάβεις ολόκληρο το project αυτή τη στιγμή, αλλά μπορείς να βοηθήσεις σε ένα συγκεκριμένο, μικρότερο κομμάτι του ή να προσφέρεις καθοδήγηση.

Εναλλακτικά, αν ο χρόνος σου είναι περιορισμένος τώρα, μπορείς να προτείνεις να αναλάβεις το καθήκον σε μεταγενέστερη ημερομηνία, όταν θα έχουν ολοκληρωθεί οι τρέχουσες υποχρεώσεις σου.

Επιπλέον, φρόντισε η απάντησή σου να είναι σαφής, σύντομη και άμεση. Απόφυγε τις μακροσκελείς δικαιολογίες, καθώς αυτές δίνουν την εντύπωση ότι η απόφασή σου είναι διαπραγματεύσιμη ή ότι νιώθεις τύψεις.

Η διατήρηση των ορίων μακροπρόθεσμα

Το να μάθεις να λες όχι δεν είναι μια μεμονωμένη ενέργεια, αλλά μια συνεχής διαδικασία εκπαίδευσης των ανθρώπων γύρω σου σχετικά με το πώς πρέπει να σου συμπεριφέρονται. Όταν επικοινωνείς τα όριά σου με συνέπεια, οι συνάδελφοι και οι προϊστάμενοί σου θα σέβονται πλέον περισσότερο τον χρόνο σου και θα αξιολογούν προσεκτικότερα τα αιτήματά τους πριν σου φορτώσουν αλόγιστα έξτρα δουλειά.

Θέτοντας σαφή όρια, διασφαλίζεις την ποιότητα της εργασίας σου, διατηρείς την ψυχική σου υγεία και χτίζεις μια επαγγελματική εικόνα η οποία πάνω από όλα βασίζεται στην αξιοπιστία και τον αυτοσεβασμό.