Πώς να οργανώσεις τα email σου

Μπαίνεις καθημερινά στο inbox σου και θες να βάλεις τα κλάματα από το χάος που κυριαρχεί; Προσπαθείς καθημερινά να περισώσεις ότι σώζεται μα κάθε Δευτέρα σιχτιρίζεις και πάλι; Μην ανησυχείς δεν είσαι μόν@. Βλέπεις αυτές οι άτιμες οι ειδοποιήσεις των email σκάνε κατά ρυπάς στην αρχική σου και σε γεμίζουν με έξτρα άγχος και να αντέξεις αυτόν τον ψηφιακό βομβαρδισμό. Εμείς είμαστε εδώ για σένα, για να απλώσουμε ακόμη μια φορά τη χείρα βοηθείας μας προκειμένου να σε στηρίξουμε μοιράζοντας χρήσιμες συμβουλές για να επιληφθείς άμεσα της κατάστασης.

Ξεκίνα με ένα γερό «ξεκαθάρισμα»                                                          

Πριν κάνεις οτιδήποτε, αφιέρωσε χρόνο για να καθαρίσεις το inbox σου, χωρίς να διαμαρτύρεσαι. Διέγραψε παλιά μηνύματα που δεν χρειάζεσαι, αρχειοθέτησε όσα πρέπει να κρατήσεις και κάνε unsubscribe από ενημερώσεις ή newsletters που δεν διαβάζεις. Θα πάρει χρόνο είναι η αλήθεια αλλά είναι το πρώτο μεγάλο βήμα για να δεις άμεσα διαφορά.

Δημιούργησε φακέλους και ετικέτες

Όπως οργανώνεις τα χαρτιά σου σε ντοσιέ, έτσι μπορείς να οργανώσεις και τα email σου ψηφιακά αυτή τη φορά. Χώρισέ τα σε φακέλους με βάση θέματα (π.χ. «Εργασία», «Οικονομικά», «Ταξίδια», «Λογαριασμοί»). Αν η πλατφόρμα σου υποστηρίζει ετικέτες (labels), αξιοποίησέ τες για να κατηγοριοποιείς μηνύματα που αφορούν πολλαπλές θεματικές.

Ρύθμισε φίλτρα και κανόνες

Οι περισσότερες υπηρεσίες email (Gmail, Outlook, Yahoo) σου επιτρέπουν να δημιουργήσεις φίλτρα που ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα γλιτώνοντάς σε από περισσή ταλαιπωρία. Για παράδειγμα, μπορείς να στέλνεις αυτόματα όλα τα τιμολόγια σε έναν φάκελο «Οικονομικά» ή όλα τα newsletters σε φάκελο «Ενημερώσεις». Έτσι, μειώνεται ο όγκος του κύριου inbox σου, χωρίς να κάνεις τίποτα στην ουσία.

Εφάρμοσε την αρχή «Inbox Zero»

Ήρθε η ώρα να γίνεις κοινωνός μιας άτυπης ψηφιακής θρησκείας η οποία ασπάζεται ότι ο στόχος σου είναι το inbox σου να έχει όσο το δυνατόν λιγότερα μηνύματα. Για κάθε νέο email που λαμβάνεις, αποφάσισε αμέσως: απάντησέ το, αρχειοθέτησέ το, διέγραψέ το ή προγραμμάτισε να το απαντήσεις αργότερα. Αν το αφήσεις «για μετά», συνήθως μένει εκεί για πάντα.

Αξιοποίησε την αναζήτηση

Μην υποτιμάς την ισχύ της λειτουργίας αναζήτησης. Αντί να σπαταλάς άσκοπα τον χρόνο σου ψάχνοντας σε φακέλους και υποφακέλους χρησιμοποίησε λέξεις-κλειδιά, ημερομηνίες ή ονόματα αποστολέων. Ειδικά σε Gmail και Outlook, μπορείς να συνδυάσεις φίλτρα αναζήτησης για να βρεις ακριβώς ό,τι χρειάζεσαι.

Βάλε πρόγραμμα

Η συνεχής ειδοποίηση για νέα μηνύματα διασπά την προσοχή σου και σίγουρα μειώνει την αποδοτικότητά σου. Προσπάθησε αντ’ αυτού να ελέγχεις το inbox σου 2–3 φορές την ημέρα και όχι κάθε λίγο και λιγάκι. Με αυτόν τον τρόπο, θα είσαι πιο αποδοτικ@ και θα αποφύγεις το αίσθημα ότι «τρέχεις πίσω από τα email».

Χρησιμοποίησε εργαλεία οργάνωσης, δεν είναι ντροπή

Υπάρχουν εξαιρετικά εργαλεία που ενσωματώνονται στο email σου, όπως το Clean Email, το SaneBox ή ακόμη και τα extensions του Gmail, που σε βοηθούν να διαχειρίζεσαι μεγάλο όγκο μηνυμάτων, να ορίζεις υπενθυμίσεις και να αναβάλλεις την εμφάνιση email για αργότερα μες στη μέρα.

Θα χρειαστεί να το ξανακάνεις

Η οργάνωση των email δυστυχώς δεν είναι μια φορά κι έξω. Αφιέρωσε λίγα λεπτά κάθε εβδομάδα για να διαγράφεις ή να αρχειοθετείς email, να ελέγχεις τους φακέλους σου και να προσαρμόζεις τους κανόνες σου ανάλογα με τις ανάγκες σου και το πλήθος των μηνυμάτων της ηλεκτρονικής σου αλληλογραφίας.

Δώσε προτεραιότητα στην ασφάλεια

Η οργάνωση πάει χέρι-χέρι με την ασφάλεια για αυτό μην την ξεχνάς ποτέ. Χρησιμοποίησε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης, ενεργοποίησε την επαλήθευση δύο βημάτων και πρόσεχε να μην ανοίγεις ύποπτα μηνύματα ή συνδέσμους καθώς οι ιοί και τα malware προγράμματα καιροφυλαχτούν.