Πώς θα κάνεις το γραφείο σου πιο λειτουργικό

Σύμφωνα με έρευνες που κατά καιρούς γίνονται στην απόδοση όσων εργάζονται σε γραφεία, ο μέσος εργαζόμενος μπορεί να χάσει μέχρι και μία ώρα την ημέρα εξαιτίας της μη οργάνωσης του χώρου του.

Αν η παραγωγικότητα και ο χρόνος είναι για εσάς το άλφα και το ωμέγα στη δουλειά και δεν έχετε την πολυτέλεια να χάνετε ώρες, δείτε πώς μπορείτε να διαμορφώσετε το γραφείο σας έτσι ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο λειτουργικό.

Η καθαριότητα είναι μισή αρχοντιά

Και άλλη μισή παραγωγικότητα. Μην περιμένετε να αποδώσετε σωστά στη δουλειά σας, αν το γραφείο θυμίζει Χιροσίμα. Πριν τακτοποίησετε/ αλλάξετε θέση σε οτιδήποτε, πετάξτε οτιδήποτε δεν σας χρειάζεται ή χρησιμοποιείτε σπάνια, ξεσκονίστε, καθαρίστε και… γυαλίστε το.



To κάθε πράγμα στη θέση του

Η οθόνη θα πρέπει να βρίσκεται στο επίπεδο των ματιών, σε περίπου μισό μέτρο απόσταση από το σώμα. Αντικείμενα που χρησιμοποιείτε συχνά, όπως π.χ. το τηλέφωνο ή διάφορα αναλώσιμα (στyλό, χαρτιά κ.α.) θα πρέπει να είναι στην δεξιά πλευρά αν είστε δεξιόχειρες ή στην αριστερή αν είστε αριστερόχειρες.

Φροντίστε επίσης να έχετε έναν κάδο σκουπιδιών σε απόσταση… βολής (ει δυνατόν κοντά σας) για να μη χρειάζεται να σηκώνεστε κάθε λίγο και λιγάκι που χρειάζεται να πετάξετε κάτι. Αυτό το πέρα δώθε σας αποσυντονίζει και σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς.

Αναλώσιμα αντικείμενα

Όσα χρησιμοποιείτε καθημερινά θα πρέπει να είναι πάνω στο γραφείο. Όσα χρησιμοποιείτε όχι και τόσο συχνά, βάλτε τα στο συρτάρι ή στο πλάι. Το να σηκώνεστε έστω και μια φορά για να πάρετε ένα στυλό ή έναν συνδετήρα μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή από αυτό που κάνετε και να σας κάνει να ξοδέψετε επιπλέον χρόνο μέχρι να ξαναμπείτε στο κλίμα. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να ομαδοποιείτε αντικείμενα. Όλα τα αναλώσιμα θα πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο σημείο, και όχι διασκορπισμένα σε διάφορα συρτάρια.

Προσοχή στα post it

Παν μέτρον άριστον σε αυτήν την περίπτωση. Το να μετατρέψετε την οθόνη του υπολογιστή σε κορνίζα αφηρημένης τέχνης ή installation για μουσείο μοντέρνας τέχνης δεν βοηθά. Χάνουν τη χρησιμότητά τους. Χρησιμοποιήστε τα αυστηρά και μόνο ως υπενθύμιση για δουλειές που πρέπει να γίνουν άμεσα.

Και στα προσωπικά αντικείμενα

Για πολλούς είναι δύσκολο να κρατήσουν ισορροπίες μεταξύ δουλειάς και οικογένειας, με αποτέλεσμα το γραφείο τους να είναι γεμάτο από φωτογραφίες/καδράκια παιδιών, θείων, γιαγιάδων, γονιών, συντρόφου και κατοικιδίων. Σίγουρα φωτογραφίες από ευχάριστες αναμνήσεις (διακοπές, οικογένεια κ.α.) μπορούν να σας κάνουν να νιώσετε όμορφα στο εργασιακό σας περιβάλλον, αλλά η υπερβολή δεν βοηθά και σας αποσπά την προσοχή.

Τα μάτια μας «κολλάνε» σε εικόνες οι οποίες έχουν συναισθηματική αξία και ο εγκέφαλος τις επεξεργάζεται ακόμα και αν εμείς δεν το καταλαβαίνουμε. Ένα γραφείο γεμάτο φωτογραφίες λοιπόν δίνει πολλαπλά σήματα στον εγκέφαλο και τον «μπλοκάρει». Ιδανικά, κρατήστε μέχρι τρεις φωτογραφίες αγαπημένων σας προσώπων στο γραφείο.

Τακτοποίηση φακέλων

Αν η δουλειά σας περιλαμβάνει πρότζεκτ, φροντίστε να έχετε μπροστά σας τους φακέλους που αφορούν τα τρέχοντα και μόνο αυτά. Αν μαζευτούν πολλά μπροστά σας τότε είναι εύκολο να πελαγώσετε και να πέσει η παραγωγικότητά σας. Τακτοποιήστε τα λοιπόν βάζοντας πάνω πάνω τα επείγοντα και σημαντικά, μετά τα επείγοντα αλλά όχι απαραίτητα σημαντικά, μετά τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα και στο τέλος, κάτω κάτω όσα δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά. Πιθανώς να σας βοηθήσει σε αυτό μια θήκη για φακέλους/ντοσιέ, στην οποία θα τους τοποθετήσετε με την προαναφερθείσα σειρά.

Εβδομαδιαίο τσεκάρισμα

Στο τέλος της κάθε εβδομάδας «σκανάρετε» την επιφάνεια του γραφείου σας για να σιγουρευτείτε ότι εκεί βρίσκονται όλα όσα χρειάζεστε: τίποτε περισσότερο, τίποτε λιγότερο.