13 τρόποι να δουλεύετε πιο αποτελεσματικά
Ακολουθήστε 13 απλές συμβουλές παραγωγικότητας για να είστε πιο αποτελεσματικοί στη δουλειά και να φεύγετε από το γραφείο επιτέλους στην ώρα σας.
Δεν είναι απλώς η ανάγκη της εταιρίας για την οποία δουλεύετε ή της προσωπικής σας επιχείρησης για ολοένα καλύτερα αποτελέσματα και μεγαλύτερη αποδοτικότητα που κρίνουν απαραίτητη την αύξηση της παραγωγικότητάς σας. Είναι κυρίως η ανάγκη να μην σπαταλάτε μεγάλα κομμάτια από τον ελεύθερο χρόνο σας σε υπερωρίες και αγχωτικές ημέρες στο γραφείο, ενώ θα μπορούσατε με λίγη παραπάνω οργάνωση να τα έχετε όλα σε τάξη και να έχετε και την πίτα (της επιχείρησης) ολάκερη και τον σκύλο (που σας περιμένει στο σπίτι στην ώρα σας) χορτάτο. Ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές οργάνωσης και εργασιακής αποδοτικότητας για να μην… αφήσετε τον σκύλο να περιμένει μέχρι αργά το βράδυ κάθε μέρα.
*Κάντε περικοπές στην λίστα με όσα έχετε να κάνετε
Αν αυτή η λίστα περιλαμβάνει 30 πράγματα μέσα στην ίδια ημέρα, προφανώς δεν θα προλάβετε να τα ολοκληρώσετε όλα, ή θα το κάνετε με βιασύνη. Σημειώστε τις σημαντικότερες των εργασιών και επικεντρωθείτε σε αυτές που πραγματικά προηγούνται.
*Μην ξεχνάτε τα διαλείμματα
Όπως η μέση ή τα πόδια μας δεν αντέχουν πολλές ώρες όταν στεκόμαστε όρθιοι ή τρέχουμε, έτσι και ο εγκέφαλός μας καταπονείται μετά από αρκετές ώρες έντονης εργασίας του. Γι’ αυτό χρειάζεται διαλείμματα, μία βόλτα ή φαγητό για να πάρει την απαραίτητη ενέργεια που θα τον αναζωογονήσει.
*Ακολουθήστε τον κανόνα της αναλογίας 80/20
Μόλις το 20% όσων κάνετε κάθε μέρα αντιστοιχεί στο 80% της παραγωγικότητάς σας. Με άλλα λόγια, δύο από τα δέκα πράγματα που έχετε να κάνετε καθημερινά έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην εργασία σας, γι’ αυτό και θα πρέπει να εντοπίσετε ποιες είναι αυτές οι εργασίες που «βγάζουν την περισσότερη δουλειά» και να τους δώσετε προτεραιότητα.
*Κάντε τις σημαντικότερες δουλειές πριν το φαγητό
Κι αυτό γιατί το πρωί ο εγκέφαλος είναι πιο «φρέσκος», πιο διαυγής, με αποτέλεσμα να μπορεί να ανταπεξέλθει με ευκολία στις πιο απαιτητικές εργασίες. Αφήστε για μετά το μεσημεριανό διάλειμμα υποχρεώσεις όπως επαγγελματικά ραντεβού ή εργασίες ρουτίνας που δεν έχουν να κάνουν τόσο με την σκέψη αλλά με χειρωνακτικές ή τυπικές διαδικασίες.
*Βελτιώστε τις «ετικέτες» των email σας
Μία από τις μεγαλύτερες παγίδες αντιπαραγωγικότητας παραμονεύει στην καρτέλα των email σας, που σας αποσπά συνεχώς την προσοχή και επιστρέφετε σε αυτή κάθε λίγο και λιγάκι ψάχνοντας μέσα στο χάος των εισερχομένων για να δείτε αν έφτασε κάτι επείγον. Αξιοποιήστε στο έπακρο τις δυνατότητες κατηγοριοποίησης που σας προσφέρει ο λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας, ενώ αν βλέπετε ότι κάποιες ηλεκτρονικές συνομιλίες σας βαδίζουν προς τρίτη ή τέταρτη ανταπάντηση, σηκώστε το ακουστικό και λύστε το ζήτημα τηλεφωνικά – θα γλιτώσετε πολύτιμο χρόνο.
*Βάλτε πρόγραμμα στις… κακές σας συνήθειες
Υπάρχουν συνήθειες, όπως η παραπάνω «εξάρτηση» από τα εισερχόμενα του email σας ή η παγίδα του Facebook, που μπορούν να σας ροκανίσουν πολύ χρόνο. Θέστε πρόγραμμα στον εαυτό σας, λέγοντας π.χ. ότι θα τσεκάρετε τα email και το Facebook τρεις φορές τη μέρα, στις 11.00, στις 14.00 και στις 17.00.
*Μην κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα
Το multitasking είναι σίγουρα ταλέντο, αλλά επειδή είναι ιδιαίτερα σπάνιο, μην προσπαθείτε με το ζόρι να επιδοθείτε σε περισσότερα του ενός πράγματα ταυτόχρονα, καθώς οι νόμοι των πιθανοτήτων προοικονομούν αποτυχία ή μέτρια αποτελέσματα σε καθένα από τα «μέτωπα». Οι «Forbes» μάλιστα αναφέρουν πως το να αλλάζετε ασχολία δέκα συναπτές φορές σε ένα χρονικό διάστημα, ρίχνει το IQ σας κατά την ενασχόλησή σας περίπου 10 πόντους.
*Καταμερίστε και αναθέστε εργασίες σε άλλους
Οι πιο παραγωγικοί άνθρωποι είναι αυτοί που κάνουν σωστό καταμερισμό των εργασιών στους συναδέλφους ή τους υφισταμένους τους, και όχι αυτοί που (θεωρούν ότι) είναι οι μόνοι οι οποίοι μπορούν να τα κάνουν όλα τέλεια. Και η ανάθεση όμως είναι με τη σειρά της μια ικανότητα, καθώς πρέπει οι δουλειές να μοιράζονται σοφά, στα κατάλληλα πρόσωπα, ώστε να μην χρειαστεί να σπαταλήσετε επιπλέον χρόνο για να διορθώσετε την δουλειά τους ή να ξαναγίνουν όλα από την αρχή.
*Θέστε χρονικά όρια
Γνωρίζετε πόση ώρα σας παίρνει να ολοκληρώσετε κάθε βασική σας εργασία; Ή πόση ώρα μιλάτε καθημερινά στο τηλέφωνο; Δοκιμάστε επί μία εβδομάδα να σημειώνετε τους χρόνους στους οποίους αρχίζει και τελειώνει κάθε εργασία ή κάθε διακοπή (π.χ. φαγητό, Facebook, τηλεφωνήματα κ.ο.κ.) για να έχετε μια σαφή ιδέα του τι πάει ή δεν πάει καλά, τι σας τρώει περισσότερο χρόνο και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί.
*Αξιοποιήστε την άδειά σας
Μερικές ημέρες ή εβδομάδες άδειας και η ξεκούραση όταν τίθεται ζήτημα υγείας είναι εκ των ων ουκ άνευ για την παραγωγικότητα, καθώς όταν μένετε στη δουλειά ενώ ο οργανισμός σας χρειάζεται ανάπαυση δεν σημαίνει ότι είστε ευσυνείδητοι εργαζόμενοι, αλλά ότι μπορεί να δημιουργήσετε προβλήματα απόδοσης και να καθυστερήσετε το σύνολο μιας ομαδικής εργασίας. Και φυσικά, να βλάψετε την υγεία σας, που είναι και το σημαντικότερο.
*Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία
Εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν, υπενθυμίσεις στο smartphone σας, προγράμματα αυτόματης γραφής στον υπολογιστή σας, πιο γρήγοροι επεξεργαστές κ.ο.κ. θα συντελέσουν στο να κυλά πιο ομαλά η δουλειά σας.
*Οργανώστε τον χώρο σας
Οι σωροί εγγράφων που θα χρειαστεί να ψάξετε για να βρείτε την μία και μοναδική σελίδα που σας είναι απαραίτητη, σας τρώει χρόνο. Το ίδιο και τα χαμένα σε ξέχειλα συρτάρια στυλό, οι επαγγελματικές κάρτες, και κάθε είδος οπτικής «σαβούρας» που σας αποσπά την προσοχή και σας δίνει την αίσθηση μιας αγχώδους… «ανακατωσούρας». Είναι αυτή που αυτόματα μεταφέρεται στην ποιότητα της εργασίας σας. Οργανώστε καλύτερα το γραφείο ή τον χώρο εργασίας σας για να βρίσκετε τα πάντα εύκολα αλλά και να νιώθετε ευχάριστα σε αυτόν.
*Μάθετε να λέτε «όχι»
Το να αποδέχεστε άκριτα κάθε υποχρέωση που σας ανατίθεται μπορεί να σας φέρει αντιμέτωπους μακροπρόθεσμα με ένα σωρό αγγαρειών οι οποίες επιβαρύνουν την τελική σας απόδοση, απλώς και μόνο επειδή φοβάστε αυτή τη μικρή λεξούλα. Τα «όχι» που λέτε σε επαγγελματικές προτάσεις ή αναθέσεις στην ίδια σας τη δουλειά δεν σας κάνουν απαραίτητα τεμπέληδες ή αρνητικούς, αλλά στις σωστές περιστάσεις δίνουν την εντύπωση του ανθρώπου που γνωρίζει τα όρια και τις προτεραιότητές του.
*Κάντε περικοπές στην λίστα με όσα έχετε να κάνετε Αν αυτή η λίστα περιλαμβάνει 30 πράγματα μέσα στην ίδια ημέρα, προφανώς δεν θα προλάβετε να τα ολοκληρώσετε όλα, ή θα το κάνετε με βιασύνη. Σημειώστε τις σημαντικότερες των εργασιών και επικεντρωθείτε σε αυτές που πραγματικά προηγούνται.
*Μην ξεχνάτε τα διαλείμματα
Όπως η μέση ή τα πόδια μας δεν αντέχουν πολλές ώρες όταν στεκόμαστε όρθιοι ή τρέχουμε, έτσι και ο εγκέφαλός μας καταπονείται μετά από αρκετές ώρες έντονης εργασίας του. Γι’ αυτό χρειάζεται διαλείμματα, μία βόλτα ή φαγητό για να πάρει την απαραίτητη ενέργεια που θα τον αναζωογονήσει.
*Ακολουθήστε τον κανόνα της αναλογίας 80/20
Μόλις το 20% όσων κάνετε κάθε μέρα αντιστοιχεί στο 80% της παραγωγικότητάς σας. Με άλλα λόγια, δύο από τα δέκα πράγματα που έχετε να κάνετε καθημερινά έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην εργασία σας, γι’ αυτό και θα πρέπει να εντοπίσετε ποιες είναι αυτές οι εργασίες που «βγάζουν την περισσότερη δουλειά» και να τους δώσετε προτεραιότητα.
*Κάντε τις σημαντικότερες δουλειές πριν το φαγητό
Κι αυτό γιατί το πρωί ο εγκέφαλος είναι πιο «φρέσκος», πιο διαυγής, με αποτέλεσμα να μπορεί να ανταπεξέλθει με ευκολία στις πιο απαιτητικές εργασίες. Αφήστε για μετά το μεσημεριανό διάλειμμα υποχρεώσεις όπως επαγγελματικά ραντεβού ή εργασίες ρουτίνας που δεν έχουν να κάνουν τόσο με την σκέψη αλλά με χειρωνακτικές ή τυπικές διαδικασίες.
*Βελτιώστε τις «ετικέτες» των email σας Μία από τις μεγαλύτερες παγίδες αντιπαραγωγικότητας παραμονεύει στην καρτέλα των email σας, που σας αποσπά συνεχώς την προσοχή και επιστρέφετε σε αυτή κάθε λίγο και λιγάκι ψάχνοντας μέσα στο χάος των εισερχομένων για να δείτε αν έφτασε κάτι επείγον. Αξιοποιήστε στο έπακρο τις δυνατότητες κατηγοριοποίησης που σας προσφέρει ο λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας, ενώ αν βλέπετε ότι κάποιες ηλεκτρονικές συνομιλίες σας βαδίζουν προς τρίτη ή τέταρτη ανταπάντηση, σηκώστε το ακουστικό και λύστε το ζήτημα τηλεφωνικά – θα γλιτώσετε πολύτιμο χρόνο.
*Βάλτε πρόγραμμα στις… κακές σας συνήθειες
Υπάρχουν συνήθειες, όπως η παραπάνω «εξάρτηση» από τα εισερχόμενα του email σας ή η παγίδα του Facebook, που μπορούν να σας ροκανίσουν πολύ χρόνο. Θέστε πρόγραμμα στον εαυτό σας, λέγοντας π.χ. ότι θα τσεκάρετε τα email και το Facebook τρεις φορές τη μέρα, στις 11.00, στις 14.00 και στις 17.00.
*Μην κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα
Το multitasking είναι σίγουρα ταλέντο, αλλά επειδή είναι ιδιαίτερα σπάνιο, μην προσπαθείτε με το ζόρι να επιδοθείτε σε περισσότερα του ενός πράγματα ταυτόχρονα, καθώς οι νόμοι των πιθανοτήτων προοικονομούν αποτυχία ή μέτρια αποτελέσματα σε καθένα από τα «μέτωπα». Οι «Forbes» μάλιστα αναφέρουν πως το να αλλάζετε ασχολία δέκα συναπτές φορές σε ένα χρονικό διάστημα, ρίχνει το IQ σας κατά την ενασχόλησή σας περίπου 10 πόντους.
*Καταμερίστε και αναθέστε εργασίες σε άλλους
Οι πιο παραγωγικοί άνθρωποι είναι αυτοί που κάνουν σωστό καταμερισμό των εργασιών στους συναδέλφους ή τους υφισταμένους τους, και όχι αυτοί που (θεωρούν ότι) είναι οι μόνοι οι οποίοι μπορούν να τα κάνουν όλα τέλεια. Και η ανάθεση όμως είναι με τη σειρά της μια ικανότητα, καθώς πρέπει οι δουλειές να μοιράζονται σοφά, στα κατάλληλα πρόσωπα, ώστε να μην χρειαστεί να σπαταλήσετε επιπλέον χρόνο για να διορθώσετε την δουλειά τους ή να ξαναγίνουν όλα από την αρχή.
*Θέστε χρονικά όρια Γνωρίζετε πόση ώρα σας παίρνει να ολοκληρώσετε κάθε βασική σας εργασία; Ή πόση ώρα μιλάτε καθημερινά στο τηλέφωνο; Δοκιμάστε επί μία εβδομάδα να σημειώνετε τους χρόνους στους οποίους αρχίζει και τελειώνει κάθε εργασία ή κάθε διακοπή (π.χ. φαγητό, Facebook, τηλεφωνήματα κ.ο.κ.) για να έχετε μια σαφή ιδέα του τι πάει ή δεν πάει καλά, τι σας τρώει περισσότερο χρόνο και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί.
*Αξιοποιήστε την άδειά σας
Μερικές ημέρες ή εβδομάδες άδειας και η ξεκούραση όταν τίθεται ζήτημα υγείας είναι εκ των ων ουκ άνευ για την παραγωγικότητα, καθώς όταν μένετε στη δουλειά ενώ ο οργανισμός σας χρειάζεται ανάπαυση δεν σημαίνει ότι είστε ευσυνείδητοι εργαζόμενοι, αλλά ότι μπορεί να δημιουργήσετε προβλήματα απόδοσης και να καθυστερήσετε το σύνολο μιας ομαδικής εργασίας. Και φυσικά, να βλάψετε την υγεία σας, που είναι και το σημαντικότερο.
*Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία
Εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν, υπενθυμίσεις στο smartphone σας, προγράμματα αυτόματης γραφής στον υπολογιστή σας, πιο γρήγοροι επεξεργαστές κ.ο.κ. θα συντελέσουν στο να κυλά πιο ομαλά η δουλειά σας.
*Οργανώστε τον χώρο σας Οι σωροί εγγράφων που θα χρειαστεί να ψάξετε για να βρείτε την μία και μοναδική σελίδα που σας είναι απαραίτητη, σας τρώει χρόνο. Το ίδιο και τα χαμένα σε ξέχειλα συρτάρια στυλό, οι επαγγελματικές κάρτες, και κάθε είδος οπτικής «σαβούρας» που σας αποσπά την προσοχή και σας δίνει την αίσθηση μιας αγχώδους… «ανακατωσούρας». Είναι αυτή που αυτόματα μεταφέρεται στην ποιότητα της εργασίας σας. Οργανώστε καλύτερα το γραφείο ή τον χώρο εργασίας σας για να βρίσκετε τα πάντα εύκολα αλλά και να νιώθετε ευχάριστα σε αυτόν.
*Μάθετε να λέτε «όχι»
Το να αποδέχεστε άκριτα κάθε υποχρέωση που σας ανατίθεται μπορεί να σας φέρει αντιμέτωπους μακροπρόθεσμα με ένα σωρό αγγαρειών οι οποίες επιβαρύνουν την τελική σας απόδοση, απλώς και μόνο επειδή φοβάστε αυτή τη μικρή λεξούλα. Τα «όχι» που λέτε σε επαγγελματικές προτάσεις ή αναθέσεις στην ίδια σας τη δουλειά δεν σας κάνουν απαραίτητα τεμπέληδες ή αρνητικούς, αλλά στις σωστές περιστάσεις δίνουν την εντύπωση του ανθρώπου που γνωρίζει τα όρια και τις προτεραιότητές του.
