10 tips για οργανωμένο γραφείο

του Γιώργου Κόκουβα

Αν η πρώτη εικόνα που αντικρίζετε, μόλις πλησιάζετε το γραφείο σας για να δουλέψετε, είναι σωροί από τυπωμένα έγγραφα, διπλωμένα περιοδικά, σκονισμένα gadgets και πακτωλοί φακέλων που προσωποποιούν την ίδια την γραφειοκρατία, τότε τα παρακάτω tips σας αφορούν.

Όταν η αίσθηση που αποκομίζετε από τον χώρο του γραφείου σας από την πρώτη στιγμή είναι αυτή των υποχρεώσεων που έρχονται κατά πάνω σας άτακτα και σωρηδόν, τότε σίγουρα χρειάζεστε ένα «makeover» στον τρόπο με τον οποίο οργανώνετε την επιφάνεια της εργασίας σας και κατ’ επέκταση την ίδια σας την δουλειά. Κρατήστε σημειώσεις και βάλτε αμέσως μπροστά την επιχείρηση «γραφειοκρατική σκούπα».

*Βάλτε τάξη στο χάος
Ξεκινήστε με τα χαρτιά, τα έγγραφα, τα περιοδικά και τις εφημερίδες που σχηματίζουν σωρούς πάνω στο γραφείο σας. Θα πάρει αρκετή ώρα, αλλά αξίζει τον κόπο: Ξεχωρίστε τα χρήσιμα από τα άχρηστα, ξεφορτωθείτε τα τελευταία στην ανακύκλωση και αρχειοθετήστε τα πρώτα στους κατάλληλους φακέλους και συρτάρια.

*Επιχείρηση «αρχειοθέτηση»
Αν δεν έχετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, πρέπει επειγόντως να πάρετε παράδειγμα από τον υπολογιστή σας, η μνήμη του οποίου απαρτίζεται από φακέλους, υποφακέλους και αρχεία. Προμηθευτείτε ειδικούς αποθηκευτικούς χώρους όπως ντοσιέ, σκληρούς φακέλους και θήκες για τα άσχετα με την εργασία έντυπα (τα περιοδικά και τις εφημερίδες που σφηνώνετε ανάμεσα στα memo και τα βιβλία σας). Φυσικά, ό,τι μπορείτε να «ψηφιοποιήσετε», κάντε το χωρίς δεύτερη σκέψη. Κάντε την ατζέντα σας ηλεκτρονική, περάστε όλες τις απαραίτητες για την εργασία σας πληροφορίες στον υπολογιστή σας, πραγματοποιήστε την πλειοψηφία της αλληλογραφίας σας μέσω email και οργανώστε πρακτικά τους φακέλους του υπολογιστή σας.

*Κρατήστε χώρο για post-its
Φροντίστε στον τοίχο ή την επιφάνεια πίσω από το γραφείο σας να υπάρχει κενός χώρος στον οποίο θα μπορείτε να κολλάτε post-its με τις σημαντικότερες remember-to εργασίες. Τα post-its σώζουν ζωές, ειδικά για όσους από εμάς έχουμε μνήμη χρυσόψαρου αντί για μνήμη ελέφαντα.

*Κρατήστε το γραφείο καθαρό
Η εκκαθάριση του τυπωμένου χάους στέφθηκε με επιτυχία. Τώρα πρέπει να κρατήσετε αυτή την τάξη σταθερή, κι ακόμη περισσότερο: Να κρατήσετε μακριά τα μικρόβια. Γνωρίζατε για παράδειγμα ότι το πληκτρολόγιο του υπολογιστή σας είναι ένα από τα πιο βρόμικα αντικείμενα στο γραφείο σας (και όχι μόνο) και συγκεντρώνει τόσους μικροοργανισμούς ώστε επιβάλλεται να το αντικαθιστάτε περίπου ανά εξάμηνο; Φροντίστε να έχετε στον χώρο ένα απολυμαντικό σπρέι για όλες τις επιφάνειες, για να διατηρείτε την υγιεινή του γραφείου στα επιθυμητά επίπεδα.

*Ρυθμίστε την οθόνη του υπολογιστή σας
Πρόκειται για τα ελάχιστα τετραγωνικά εκατοστά, τα οποία αντικρίζετε τις περισσότερες ώρες της ημέρας σας. Φροντίστε αυτό που αντικρίζετε να σας κουράζει όσο το δυνατόν λιγότερο, προχωρώντας στις ανάλογες ρυθμίσεις: Ελέγξτε τα επίπεδα φωτεινότητας και αντίθεσης της οθόνης, μεγαλώστε τις γραμματοσειρές αν σας είναι δύσκολο να τις διαβάσετε ξεκούραστα, θέστε ένα ευχάριστο «θέμα» στο λειτουργικό σας σύστημα και μία εικόνα που σας ξεκουράζει ή σας φορτίζει θετικά ως φόντο της επιφάνειας εργασίας.

*Βάλτε την προσωπική σας πινελιά στον χώρο
Μία φωτογραφία αγαπημένων σας προσώπων, χαριτωμένα αποκόμματα, χρωματικές πινελιές που σας ξεκουράζουν, τοπία ή καρτ ποστάλ που σας μεταφέρουν σε κλίμα «διακοπών» εξατομικεύουν το γραφείο σας και του αφαιρούν την εντύπωση του άχαρου, άχρωμου και ανέμπνευστου χώρου εργασίας όπου τα πάντα φωνάζουν «αγγαρεία». Αν σας αρέσουν τα λουλούδια και τα φυτά, τοποθετήστε ένα φυτό στο γραφείο σας, το οποίο θα ομορφαίνει τον χώρο και θα σας δίνει θετική ενέργεια.

*Αφαιρέστε ό,τι σας αποσπά την προσοχή
Στην περίπτωση που μιλάμε για το γραφείο του σπιτιού σας, φροντίστε να μην έχετε για παράδειγμα συσκευή τηλεόρασης ή τηλεφώνου σε κοντινή απόσταση, να μην υπάρχει περίεργος φωτισμός και γενικά να εντοπίσετε τα αντικείμενα που σας «τραβούν» το ενδιαφέρον από την εργασία σας ώστε να τα τοποθετήσετε εκτός εμβέλειας.

*Λύστε τον «γόρδιο δεσμό»
Από τους μεγαλύτερους μπελάδες σε ένα γραφείο είναι τα καλώδια των διάφορων εξαρτημάτων του υπολογιστή, που μπλέκονται μεταξύ τους και δημιουργούν έναν «ιστό» τεχνολογίας, που δυσκολεύει την ζωή σας κάθε φορά που το καλώδιο του ποντικιού πέφτει στα δίχτυα του ή όταν προσπαθείτε να συνδέσετε ένα νέο εξάρτημα στο PC. Χρησιμοποιήστε ένα clip ώστε να πιάσετε όλα τα καλώδια και να τα κρατήσετε σε μία τάξη.

*Ψηφίστε εργονομία
Η καρέκλα του γραφείου σάς φιλοξενεί για πολλές ώρες, γι’ αυτό θα πρέπει να υποστηρίζει την σπονδυλική στήλη και όλο το σώμα σας με τον κατάλληλο τρόπο, για να αποφευχθούν τυχόν μυοσκελετικά προβλήματα. Μην διστάσετε να δώσετε λίγα επιπλέον χρήματα για μια αναπαυτική, εργονομική καρέκλα, αλλά μην ξεχνάτε πως το σημαντικότερο είναι να κάθεστε σε αυτή στην σωστή στάση.

*Φτιάξτε μια μουσική «γωνιά»
Δημιουργήστε έναν φάκελο με τα τραγούδια που σας χαλαρώνουν, που σας εμπνέουν ή που σας βοηθούν να συγκεντρώνεστε και να αποδίδετε. Έχετε στο συρτάρι ένα ζευγάρι ακουστικών, και όταν χρειαστείτε την «βοήθεια» της μουσικής, φορέστε τα και πατήστε play – εφόσον φυσικά το περιβάλλον της εργασίας σας (και το αφεντικό σας) το επιτρέπει, αν δεν μιλάμε για τον προσωπικό σας χώρο.